Văn phòng đại diện là gì?

Luật sư Nguyễn Thế Truyền

Posted by Nguyễn Thế Truyền on Tháng Tư 29, 2020

Thành lập văn phòng đại diện là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô sản xuất cũng như địa bàn hoạt động kinh doanh của mình, tuy nhiên không phải công ty nào cũng nắm được thủ tục mở văn phòng đại diện cũng như các đặc điểm pháp lý của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Căn cứ:
– Luật thương mại 2005
– Luật doanh nghiệp 2014

Nội dung:
1.Văn phòng đại diện là gì?
Định nghĩa văn phòng đại diện được hiểu cơ bản theo Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp (Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh)

Từ định nghĩa về văn phòng đại diện chúng ta có thể rút ra các đặc điểm sau:

  • Thứ nhất, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
  • Thứ hai, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
  • Thứ ba, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình (chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp). Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.

2.Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện:
Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện được quy định rõ tại điều 17, điều 18 Luật thương mại 2005:

Quyền hạn:

  • Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  • Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
  • Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
  • Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Nghĩa vụ:

  • Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
  • Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
  • Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài;
  • Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ:

  • Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
  • Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước của người được bổ nhiệm đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
  • Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ).
  • Quyết định, Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện, Biên bản họp hội đồng thành viên….

Thẩm quyền: Sở kế hoạch đầu tư

  • Nộp hồ sơ online qua cổng thông tin điện tử: dangkykinhdoanh.gov.vn
  • Sau 03 ngày làm việc hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp.

Chi phí hành chính: 100.000đ
Thời gian: 3 ngày làm việc